Wali Kota Semarang Ingatkan Pentingnya Arsip

Baca Juga

Wali Kota Semarang, Hevearita Gunaryanti Rahayu mengingatkan kepada jajarannya untuk menyadari betapa pentingnya setiap kedinasan memiliki kearsipan dokumen.

Hal ini di sampaikan saat kegiatan Bimbingan Teknik (Bimtek) Pengawasan Kearsipan dan Penyampaian Hasil Pengawasan Kearsipan Intenal Kota Semarang di ruang Lokakrida Balai Kota Semarang, Senin (20/11/2023).

Menurut walikota yang akrab disapa mbak Ita, pentingnya sebuah arsip sehingga perlu ditata agar tertib dan terdokumentasi dengan baik sehingga saat diperlukan bisa cepat ditemukan.

"Selain Ketertiban Arsip, penting juga untuk menyiapkan bank data karena Bank Data juga bisa menjadi salah satu faktor Pemerintah Daerah (Pemda) mendapatkan penghargaan" kata Mbak Ita.

Oleh karena itu, ungkap mbak Ita, dirinya meminta kepada setiap Organisasi Perangkat Daerah (OPD) Pemerintah Kota (Pemkot) Semarang agar mempunyai bank data.

Mbak Ita memberikan contoh pentingnya pengarsipan adalah saat berlaga di tingkat pusat. Ada kegiatan-kegiatan untuk mendapatkan penghargaan, indikator-indikator juga dari dokumentasi.

"Saya sempat bingung karena Pemkot Semarang itu memiliki banyak program, kegiatan yang bagus, inovasinya banyak. Kok gak menang. Akhirnya saya kejar seperti TPID, APE, KLA, akhirnya kan bisa. Ternyata dokumen pendukung itu yang tidak dipunyai" kata Mbak Ita.

Oleh karena itu, kata mbak Ita, kami meminta humas atau kominfo agar memiliki bank data dokumen atau foto. Sehingga suatu saat orang butuh maka tinggal dicari. Misal untuk melengkapi data atau dokumen lomba atau penyusunan penghargaan inovasi.

Di sisi lain, Mbak Ita mendorong agar setiap OPD serta camat dan lurah segera membenahi sistem kearsipannya. Hal ini karena data sangat penting untuk keperluan kedinasan.

“Arsip itu penting, di saat orang punya masalah. Kalau lempeng-lempeng saja gak ada masalah gak merasa itu penting. Sehingga semua OPD, Dinas, Badan, Bagian, Camat atau Lurah harus menyimpan arsip atau dokumentasi. Yang mana dokumentasi itu sampai 30 tahun, tapi yang dipakai itu sampai maksimal 10 tahun. Sehingga jangan segan, jangan males untuk mendokumentasikan semua,” tuturnya.

Walikota berharap dengan mengikuti Bintek kearsipan akan semakin memahami dan menyadari pentingnya menjaga arsip.

"Mudah-mudahan arsip di Kota Semarang semakin tertib dan terdokumentasi dengan baik dan bila dibutuhkan semua sudah ada,” lanjutnya.

Sementara itu, Kepala Dinas Arsip Dan Perpustakaan, Endang Sarwiningsih Setyawulan mengakui jika persoalan karsipan masih banyak yang masih perlu dibenahi. Saat ini pihaknya sedang berbenah dan arsip-arsip dari OPD akan diadakan pengawasan atau audit arsip.

“Semua yang arsip OPD termasuk APBD ini harus kita tata kelola dengan baik, sehingga ketika arsip ini benar-benar dibutuhkan akan ditemukan dengan cepat dan mudah. Untuk arsip yang vital kita tidak hanya menggunakan arsip manual, tapi juga aplikasi Srikandi yang dipakai seluruh Indonesia. Sudah digunakan pula oleh seluruh OPD hingga tingkat camat dan kelurahan. Kami membenahi arsip-arsip tata kelola yang digunakan untuk statis, digunakan untuk penelitian, kesejarahan, memori bangsa ini harus diselamatkan,” pungkasnya.